Nagyon fontos, hogy (lehetőleg) csak azok kapják meg a hírlevelet, akiket tényleg érdekel a tartalma. Ha az e-mail cím listát magunk állítjuk össze (és nem vásároljuk), akkor nagyobb esélyünk van ilyen e-mail cím listákra. Ha "csak úgy mindenkinek" küldjük a hírlevelet, a legtöbbjük nem fogja kinyitni, azaz feleslegesen küldtük...

2. Arról írjunk, amiről olvasni szeretnének

Ami nekünk tetszik, nem biztos, hogy másokat érdekel. Ha az e-mail listánk jól van megszerkesztve, ezt könnyebb betartani. Ezenkívül készíthetünk időnként felmérést arról, hogy az olvasóink miről szeretnének hallani, így még célzottabb hírleveleket tudunk küldeni.

3. A levél Tárgy sorának tartalma

Ez az első dolog, amivel az olvasó találkozik. Ha nem kelti fel azonnal az érdeklődést, nem fogják megnyitni. Ezenkívül figyelembe kell vennünk a spam szűrőket is, hogy ne tartalmazzon olyan szöveget, amelyet nem szeretnek!
Helyezzük el a cég nevét is, remélhetőleg az olvasók azonnal felismerik, és ezért meg AKARJÁK nyitni.

4. Küldés ideje

Szakértők azt mondják, hogy hétfőn és pénteken ne küldjünk hírlevelet. Hétfőn még a hétvége van a fejükben, vagy a heti munkarendet állítják össze, pénteken pedig már a hétvégét tervezik, így az "extra" teendőket inkább nem teszik meg.

5. Küldés gyakorisága

A legoptimálisabb gyakoriságot megtalálni igen fontos. Ha túl gyakran küldünk levelet, nagy a valószínűsége, hogy leiratkoznak a listáról. Ha túl ritkán, nem fognak emlékezni arra, hogy feliratkoztak a listára, illetve "újra kell pozicionálnunk magunkat".
Általában havi egy levél a legtöbb vállalkozásnak a legmegfelelőbb. Van miről írni, illetve az olvasó is el akarja olvasni.